Künstliche Intelligenz und Automatisierung sind längst nicht mehr nur Themen für große Konzerne. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können heute Prozesse automatisieren, die bisher jeden Tag manuell erledigt werden mussten.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viele neue KI-Tools einzuführen.
Viel interessanter ist eine andere Frage:
Welche wiederkehrenden Aufgaben kosten dein Unternehmen jeden Tag unnötig Zeit?
Genau dort kann Automatisierung besonders sinnvoll sein.
In diesem Ratgeber zeigen wir dir 7 praktische Beispiele für KI und Automatisierung in Unternehmen – ohne unnötigen Hype und anhand konkreter Prozesse.
Was bedeutet Automatisierung im Unternehmen überhaupt?
Automatisierung bedeutet vereinfacht gesagt, dass Software bestimmte Arbeitsschritte automatisch ausführt.
Ein einfaches Beispiel:
Ein Interessent füllt das Kontaktformular auf deiner Website aus.
Ohne Automatisierung landet anschließend eine E-Mail im Postfach. Jemand liest die Nachricht, kopiert Name und Kontaktdaten in ein CRM und erstellt vielleicht noch eine Aufgabe für einen Mitarbeiter.
Mit einer Automatisierung können diese Schritte automatisch ablaufen.
Die Anfrage wird erfasst, der Kontakt im CRM angelegt, die zuständige Person informiert und der Interessent erhält eine Bestätigung.
Aus mehreren manuellen Arbeitsschritten wird ein automatisierter Prozess.
Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und KI?
Nicht jede Automatisierung benötigt künstliche Intelligenz.
Klassische Automatisierungen arbeiten häufig nach festen Regeln:
Wenn A passiert, führe B aus.
Beispielsweise:
Wenn ein Kontaktformular abgesendet wird, dann erstelle einen neuen Lead im CRM.
KI wird interessant, wenn Informationen nicht so eindeutig strukturiert sind.
Eine KI kann beispielsweise den Inhalt einer Kundenanfrage analysieren, zusammenfassen oder einer Kategorie zuordnen.
Dadurch sind Prozesse möglich, die mit einfachen Wenn-Dann-Regeln schwieriger umzusetzen wären.
Die beste Lösung besteht deshalb nicht zwangsläufig darin, überall KI einzubauen.
Manchmal reicht eine einfache Automatisierung vollkommen aus.
1. Website-Anfragen automatisch verarbeiten
Kontaktformulare sind einer der einfachsten Einstiegspunkte für Automatisierung.
Bei vielen Unternehmen läuft eine Anfrage ungefähr so ab:
- Ein Interessent sendet das Formular ab.
- Eine E-Mail landet im Postfach.
- Ein Mitarbeiter liest die Anfrage.
- Die Kontaktdaten werden in ein CRM übertragen.
- Eine Aufgabe wird erstellt.
- Der Interessent erhält eine Antwort.
Mehrere dieser Schritte lassen sich automatisieren.
Eine neue Anfrage könnte beispielsweise direkt im CRM gespeichert und automatisch dem richtigen Ansprechpartner zugewiesen werden.
Der Interessent erhält gleichzeitig eine Eingangsbestätigung.
Das spart pro Anfrage vielleicht nur wenige Minuten.
Bei vielen Anfragen summiert sich diese Zeit allerdings schnell.
2. Leads automatisch im CRM erfassen
Kundendaten befinden sich in Unternehmen häufig an vielen unterschiedlichen Orten.
Zum Beispiel in:
- E-Mails
- Excel-Tabellen
- Kontaktformularen
- Notizen
- CRM-Systemen
- verschiedenen Apps
Dadurch entstehen doppelte Datensätze oder wichtige Informationen gehen verloren.
Eine Automatisierung kann verschiedene Systeme miteinander verbinden.
Ein neuer Kontakt von der Website könnte beispielsweise automatisch im CRM angelegt werden.
Zusätzlich können Quelle, gewünschte Leistung und weitere Informationen direkt gespeichert werden.
Das Vertriebsteam muss die Daten nicht mehr manuell übertragen.
3. Angebote automatisch vorbereiten
Viele Unternehmen erstellen regelmäßig ähnliche Angebote.
Name und Adresse des Kunden werden übernommen, Leistungen ausgewählt, Preise eingetragen und anschließend ein Dokument erstellt.
Auch dieser Prozess kann teilweise automatisiert werden.
Informationen aus einem CRM oder einem internen Formular können beispielsweise genutzt werden, um einen Angebotsentwurf automatisch vorzubereiten.
Ein Mitarbeiter kontrolliert anschließend lediglich die Inhalte und gibt das Angebot frei.
Das ist ein wichtiger Punkt:
Automatisierung bedeutet nicht, dass Menschen vollständig aus einem Prozess verschwinden müssen.
Oft ist es sinnvoller, repetitive Arbeit zu automatisieren und wichtige Entscheidungen weiterhin von Menschen treffen zu lassen.
4. Termine und Erinnerungen automatisieren
Terminabsprachen verursachen überraschend viel Kommunikation.
„Passt Dienstag um 14 Uhr?“
„Leider nicht.“
„Wie sieht es Mittwoch aus?“
Digitale Terminbuchungen können diesen Prozess vereinfachen.
Kunden wählen selbst einen verfügbaren Termin und erhalten automatisch eine Bestätigung.
Zusätzlich können Erinnerungen beispielsweise einen Tag oder einige Stunden vor dem Termin versendet werden.
Das reduziert organisatorischen Aufwand und kann gleichzeitig verhindern, dass Termine vergessen werden.
5. Dokumente automatisch erstellen
Angebote, Bestätigungen, Berichte oder andere Dokumente enthalten häufig Informationen, die bereits an anderer Stelle vorhanden sind.
Trotzdem werden diese Daten immer wieder manuell übertragen.
Eine Automatisierung kann Informationen aus bestehenden Systemen übernehmen und daraus Dokumente vorbereiten.
Denkbar sind beispielsweise:
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Projektunterlagen
- interne Berichte
- Übergabedokumente
- standardisierte E-Mails
Dadurch muss dieselbe Information nicht mehrfach eingegeben werden.
Das spart nicht nur Zeit, sondern kann auch Übertragungsfehler reduzieren.
6. KI für E-Mails und Anfragen einsetzen
Hier wird künstliche Intelligenz besonders interessant.
Unternehmen erhalten täglich unstrukturierte Informationen über E-Mails, Formulare und andere Kanäle.
Eine KI kann solche Inhalte beispielsweise:
- zusammenfassen
- kategorisieren
- wichtige Informationen extrahieren
- einem Ansprechpartner zuordnen
- einen Antwortentwurf vorbereiten
Ein Beispiel:
Ein Unternehmen erhält über die Website eine längere Projektanfrage.
Eine KI analysiert die Nachricht und erkennt automatisch:
Kunde: Beispiel GmbH
Interesse: neue Unternehmenswebsite
Budget: ca. 5.000 €
Zeitraum: innerhalb der nächsten drei Monate
Priorität: neue Website vor Messeauftritt
Diese Informationen können anschließend strukturiert an ein CRM übergeben werden.
Der Mitarbeiter sieht sofort die wichtigsten Informationen, ohne zunächst eine lange Nachricht durchsuchen zu müssen.
7. Wiederkehrende interne Aufgaben automatisieren
Nicht jede gute Automatisierung muss für Kunden sichtbar sein.
Gerade im Hintergrund eines Unternehmens gibt es häufig besonders viel Potenzial.
Beispiele sind:
- Daten zwischen verschiedenen Systemen übertragen
- Aufgaben automatisch erstellen
- Mitarbeiter über Änderungen informieren
- Dateien automatisch ablegen
- Statusänderungen weitergeben
- wiederkehrende Reports vorbereiten
- Informationen aus mehreren Quellen zusammenführen
- Erinnerungen automatisch auslösen
Die besten Automatisierungen sind häufig erstaunlich unspektakulär.
Sie erledigen einfach jeden Tag zuverlässig Aufgaben, die vorher jemand manuell durchführen musste.
Welche Prozesse sollte ein Unternehmen zuerst automatisieren?
Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen.
Ein guter Kandidat für Automatisierung erfüllt häufig mindestens eines dieser Kriterien:
- Die Aufgabe wiederholt sich regelmäßig.
- Daten werden manuell von einem System in ein anderes übertragen.
- Der Ablauf folgt klaren Regeln.
- Es entstehen häufig Übertragungsfehler.
- Mitarbeiter empfinden die Aufgabe als repetitive Arbeit.
- Die Aufgabe kostet zwar wenig Zeit, tritt aber sehr häufig auf.
Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt.
Angenommen, eine Aufgabe benötigt nur 10 Minuten.
Sie wird aber zehnmal pro Arbeitstag durchgeführt.
Das sind bereits 100 Minuten pro Tag.
Bei 20 Arbeitstagen sind daraus mehr als 33 Stunden pro Monat geworden.
Eine scheinbar kleine Automatisierung kann deshalb einen deutlich größeren Effekt haben, als zunächst erwartet.
Was sollte man nicht automatisieren?
Nur weil etwas technisch automatisiert werden kann, bedeutet das nicht automatisch, dass es sinnvoll ist.
Persönliche Beratung, sensible Kundenkommunikation und wichtige Entscheidungen sollten je nach Situation weiterhin von Menschen übernommen oder zumindest kontrolliert werden.
Automatisierung sollte deshalb nicht das Ziel verfolgen:
„Wie können wir möglichst viele Menschen aus diesem Prozess entfernen?“
Die bessere Frage lautet:
„Welche unnötige repetitive Arbeit können wir entfernen?“
So bleibt mehr Zeit für Aufgaben, bei denen menschliche Erfahrung tatsächlich einen Unterschied macht.
Braucht jedes Unternehmen künstliche Intelligenz?
Nein.
Und genau das ist wichtig.
Viele Unternehmensprozesse lassen sich mit klassischen Automatisierungen einfacher, günstiger und zuverlässiger lösen.
KI wird besonders interessant, wenn unstrukturierte Informationen verarbeitet werden müssen.
Dazu gehören beispielsweise Texte, E-Mails, Dokumente oder freie Kundenanfragen.
Deshalb sollte die erste Frage nicht lauten:
„Wo können wir KI einsetzen?“
Sondern:
„Wo verlieren wir aktuell unnötig Zeit?“
Erst danach sollte entschieden werden, welche Technologie das Problem am sinnvollsten löst.
Welche Tools können für Automatisierungen eingesetzt werden?
Je nach Unternehmen und bestehender Infrastruktur können unterschiedliche Systeme miteinander verbunden werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- CRM-Systeme
- Websites
- Kalender
- Buchhaltung
- Projektmanagement
- Formulare
- Datenbanken
- Cloud-Speicher
- interne Anwendungen
- KI-Modelle
Über Schnittstellen und Automatisierungsplattformen können Informationen zwischen diesen Systemen ausgetauscht werden.
Entscheidend ist dabei nicht die Anzahl der eingesetzten Tools.
Ein guter Prozess sollte möglichst einfach, nachvollziehbar und wartbar bleiben.
Website + Automatisierung + KI
Besonders interessant wird Automatisierung, wenn sie direkt mit der Website verbunden wird.
Ein potenzieller Kunde besucht beispielsweise deine Website und sendet eine Projektanfrage.
Im Hintergrund könnte anschließend Folgendes passieren:
- Die Anfrage wird automatisch erfasst.
- Eine KI strukturiert die wichtigsten Informationen.
- Der Kontakt wird im CRM angelegt.
- Das Projekt wird kategorisiert.
- Ein Mitarbeiter erhält eine Aufgabe.
- Der Interessent bekommt eine Bestätigung.
- Alle Informationen stehen zentral zur Verfügung.
Für den Interessenten war es lediglich ein Kontaktformular.
Im Unternehmen wurden gleichzeitig mehrere Arbeitsschritte automatisiert.
Genau deshalb betrachten wir bei SideTwo Websites nicht isoliert.
Wir verbinden Websites, Automatisierungen und KI, wenn dadurch ein sinnvoller digitaler Prozess entsteht.
Was kostet eine Automatisierung?
Das hängt stark vom Prozess ab.
Eine einfache Verbindung zwischen einem Kontaktformular und einem CRM kann vergleichsweise schnell umgesetzt werden.
Ein komplexer Workflow mit mehreren Systemen, individuellen Regeln, KI-Verarbeitung und einer eigenen Benutzeroberfläche benötigt entsprechend mehr Entwicklung.
Deshalb sollte zunächst der bestehende Prozess betrachtet werden.
Interessant ist dabei vor allem die Frage:
Wie viel Zeit und Aufwand verursacht der Prozess heute – und wie viel davon könnte eingespart werden?
Erst dann lässt sich beurteilen, ob sich eine Automatisierung wirtschaftlich lohnt.
Automatisierung für kleine und mittelständische Unternehmen
Gerade kleine Unternehmen haben häufig keine eigene IT-Abteilung.
Gleichzeitig laufen viele Prozesse noch über E-Mail, Excel und manuelle Dateneingabe.
Das bedeutet nicht, dass sofort eine komplett neue Softwarelandschaft benötigt wird.
Oft ist es sinnvoller, die vorhandenen Systeme zunächst miteinander zu verbinden.
Ein kleiner automatisierter Workflow kann bereits einen spürbaren Unterschied machen.
Danach kann die Digitalisierung Schritt für Schritt erweitert werden.
Wie SideTwo Unternehmen bei Automatisierungen unterstützt
Bei SideTwo beginnen wir nicht mit einem bestimmten Tool.
Wir schauen uns zuerst den bestehenden Prozess an.
Dabei stellen wir Fragen wie:
- Welche Aufgabe wiederholt sich?
- Wo werden Daten manuell übertragen?
- Welche Systeme werden bereits verwendet?
- Wo entstehen Fehler?
- Welche Arbeit kostet besonders viel Zeit?
- Welche Schritte müssen weiterhin von einem Menschen kontrolliert werden?
Erst danach entscheiden wir, welche technische Lösung sinnvoll ist.
Das kann eine einfache Automatisierung sein.
Es kann eine Verbindung zwischen Website und CRM sein.
Oder eine individuelle Lösung mit KI-Unterstützung.
Unser Ziel ist nicht, möglichst viel Technik einzubauen.
Unser Ziel ist, unnötige Arbeit zu reduzieren.
Fazit: KI und Automatisierung müssen nicht kompliziert sein
Unternehmen müssen nicht sofort ihre gesamte Infrastruktur umbauen.
Der sinnvollste Einstieg ist häufig ein einzelner Prozess.
Eine wiederkehrende Aufgabe wird identifiziert, vereinfacht und anschließend – soweit sinnvoll – automatisiert.
Danach kann Schritt für Schritt weiter optimiert werden.
So entsteht Digitalisierung nicht durch möglichst viele neue Tools, sondern durch bessere Prozesse.
Bei SideTwo verbinden wir dafür Websites, Automatisierungen und KI zu Lösungen, die zu den tatsächlichen Abläufen eines Unternehmens passen.
Du hast einen Prozess, bei dem dein Team ständig dieselben Schritte wiederholt?
Beschreib uns kurz den Ablauf. Wir schauen gemeinsam, ob und wie sich dieser sinnvoll automatisieren lässt.
Häufig gestellte Fragen
Was können kleine Unternehmen automatisieren?
Besonders geeignet sind wiederkehrende Aufgaben wie Lead-Erfassung, Dateneingabe, Terminbestätigungen, Dokumentenerstellung und die Übertragung von Informationen zwischen verschiedenen Systemen.
Brauche ich KI für eine Automatisierung?
Nein. Viele Prozesse lassen sich mit klassischen Regeln automatisieren. KI wird insbesondere interessant, wenn Texte, Dokumente oder andere unstrukturierte Informationen verarbeitet werden sollen.
Lohnt sich Automatisierung auch für kleine Unternehmen?
Das kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Aufgaben häufig wiederholen und regelmäßig Arbeitszeit beanspruchen. Entscheidend ist das Verhältnis zwischen Implementierungsaufwand und langfristiger Zeitersparnis.
Können bestehende Programme miteinander verbunden werden?
Viele moderne Anwendungen verfügen über APIs oder andere Schnittstellen. Ob bestimmte Systeme miteinander verbunden werden können, muss im Einzelfall geprüft werden.
Muss ich meine bestehenden Programme ersetzen?
Nicht unbedingt. Häufig ist es sinnvoller, vorhandene Systeme miteinander zu verbinden, statt die komplette Softwarelandschaft eines Unternehmens auszutauschen.
Können Website-Anfragen automatisch ins CRM übertragen werden?
Ja, sofern das verwendete CRM entsprechende Schnittstellen bietet. Kontaktinformationen und weitere Angaben können dann beispielsweise automatisch als neuer Lead gespeichert werden.